De un tiempo a esta parte, la inmensa mayoría de empresas ha comenzado el duro pero revitalizante proceso de digitalización (digitalización de procesos, uso de software a medida o estandarizado, uso de robótica…) entre otras cosas, con la finalidad de sobrevivir o de ir más allá y marcar el ritmo en su sector. Si bien es cierto que algunas empresas han comenzado este proceso incluso sin darse cuenta. 

Y es que comenzamos a dar por hecho el uso de determinado software para algunas áreas de la empresa como el ya clásico uso de un software de contabilidad que nos automatice y nos simplifique este trabajo tan mecánico. Podríamos decir que este tipo de software ya es parte indisoluble del funcionamiento interno de una empresa. Hoy nos adentraremos en el software a medida.

Pero, ¿qué es el software a medida? ¿cómo de complejo ha de ser este software? ¿Qué funcionalidades debe tener? ¿Qué debe medir? ¿Qué datos debo controlar? ¿Cuales son innecesarios y no aportan valor? ¿Me vale un software estandarizado o mi empresa necesita un software a medida? ¿En base a qué factores debería tomar la decisión de contratar un software personalizado?

Hoy te explicamos en detalle todo acerca del software a medida, para que no te quede ninguna duda y tomes la mejor decisión posible cuando te plantees si merece la pena contratar un software a medida.

¿Qué es un software a medida?

Entendemos por software a medida por aquellos programas informáticos, instalados de forma local o en la nube, en ordenador u otros dispositivos, diseñados y desarrollados para solventar diferentes necesidades en un área concreta de la empresa que lo contrata. Totalmente diseñado en función del usuario, empresa y forma de trabajar. Podemos encontrarnos software a medida para áreas tan diversas como la contabilidad financiera, para los procesos de la fabricación o para controlar y gestionar los recursos humanos de tu empresa.

El objetivo principal de este tipo de aplicaciones es optimizar los recursos de la empresa ya sea ahorrando costes, optimizando procesos productivos, mejorando el mantenimiento de activos o, simplemente, permitiendo hacer más rápida y eficiente una tarea.

Opuestamente, el software estandarizado es aquel que no varía entre empresas. Siempre es igual. Tengas una empresa que vende zapatillas deportivas online o seas una empresa agroalimentaria que se dedica a cultivar y vender vegetales y hortalizas. Si bien es cierto que suelen existir diferentes packs entre los diferentes softwares estandarizados, que incluyen más o menos funcionalidades, pero un determinado pack funciona igual en la empresa de verduras que en la de zapatillas.

Ventajas del software a medida

El propósito más evidente para iniciar un proyecto de desarrollo de software personalizado es traer beneficios a la empresa a través de la mejor organización de los procesos y tareas cotidianas. Realmente, hasta aquí, esta ventaja es la misma tanta para el software a medida como en el software estandarizado. Ahora vamos a adentrarnos en las ventajas del software a medida:

En primer lugar, influye en el conocimiento detallado y en la obtención de información tanto de partes obvias que también te aportarían los softwares comunes tanto como de ciertas partes más concretas que de otra forma no obtendrías si no fuera por la personalización, ya que tiene solo las características que son útiles para esta área y no tiene aspectos excesivos, que no tendrán ninguna utilidad en el futuro. Del mismo modo, se podrá seguir desarrollando si en el futuro algún aspecto que, hasta ese momento no se estudiaba o si es un nuevo proceso, comienza a tener importancia.

 El software personalizado se desarrolla principalmente para mejorar el flujo de trabajo interno, pero si tiene la apariencia para el uso de los consumidores de a pie (mercados B2C), es una oportunidad única de negocio para que ellos también sean usuarios de este software.

Por ejemplo, los cafés o restaurantes pueden tener no solo el software desarrollado para las necesidades internas sino también la aplicación para los visitantes. Esta aplicación puede mostrar información como la lista completa de los platos disponibles con los precios así como los diferentes menús disponibles o información más detallada como pueden ser los alérgenos.

El software también dotará de una gran comodidad, rapidez y conveniencia a la realización de los trabajos. Evitando perder el trabajo con trabajo tedioso o desorganizado. Evitarán trabajar más horas de las necesarias en cuestiones que no aportan valor alguno a la empresa. Consecuentemente, los trabajadores estarán más contentos y disfrutarán más su trabajo.

¿Cuándo se recomienda el uso de software a medida?

En primer lugar, hay que realizar un profundo análisis de la organización y evaluar que necesidades o carencias de información debemos solventar mediante software. Posteriormente, habrá que contactar con una empresa que lleve a cabo software a medida para que evalué tu proyecto y te asesore para ver si realmente necesitas un software a medida. Si tiene una aplicación de software diseñada para aumentar la productividad o atender una necesidad interna, el costo de la misma se compensa con la promesa de una mayor eficiencia. 

Por tanto, este análisis debe demostrar que las ganancias que produciremos por el uso del software va a ser mayor que el coste de uso de este. Es decir, que no sería un coste, hablaríamos de una inversión. De este modo. si su organización tiene una necesidad lo suficientemente única como para necesitar un software personalizado, entonces personalizar una solución en lugar de conformarse con una aplicación estándar se convierte en una acción inteligente.

Normalmente el software estandarizado es el más adecuado para las pymes, y no es hasta que la empresa cumple ciertos criterios que no sé recomienda el uso de este software a medida. Estos criterios pueden ir desde el tamaño de la empresa, crecimiento de la empresa, necesidades de información mayor, particularidades del sector. También, puede variar según las necesidades concretas de cada empresa. No siempre va a ser lo más adecuado para una empresa contar con software estandarizado, pero puede ser que lo necesite para un área específica concreta contar con uno, mientras que para el resto de operativa le puede bastar con un software estandarizado. 

Las características que suelen cumplir aquellas empresas que usan un software a medida son:

• La empresa ha alcanzado un número considerable de trabajadores, lo que significa que el flujo de trabajo se va complicando. En este punto, es vital llevar un control optimizado de tus trabajadores, de la organización entre ellos, de la comunicación y adecuada y los procesos de trabajo.
• Manejas una facturación considerable. No querrás dilapidar tu dinero. Querrás ser eficiente y optimizar al máximo tus ganancias y que no haya fugas que hagan que se te escape tu dinero por procesos ineficientes o costes innecesarios.
• Cuentas con una cantidad considerable de inmovilizado relevante: ordenadores, robots de fabricación, vehículos (tractores, automóviles, camiones…), etc. Las cantidades ingentes de inmovilizado material recomendable optimizar al máximo su uso mediante un software que optimice procesos de fabricación o mantenimiento de sus componentes con el objetivo de evitar fallas, cuellos de botella o parones en la producción.
• Además, cuando alcanzas un tamaño considerable, las funcionalidades del software estandarizados pueden limitarte pueden lastrarte como una pobre atención al cliente, una tardía solución de problemas por la magnitud de la empresa, una personalización escasa o contar con funcionalidades que no necesitas que vienen el pack y no contar con otras que necesitas.

A medida que las empresas crecen, requieren procesos de calidad cada vez más completos, con la finalidad de alcanzar la excelencia. Es allí donde la innovación tecnológica prueba su utilidad automatizando procesos, controlando recursos y potenciando ganancias.

Es por ello que, en conclusión, el desarrollo de software a medida debe ser visto en definitiva como una inversión que, administrada correctamente, tiene un ROI, directo o indirecto, de gran impacto en el rendimiento del negocio.

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